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每个企业都应该重视的文档版本管理
2023/04/25
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企业文件管理工作，牵一发而动全身。由于企业文件版本管理不到位，在关键时刻出差错，导致发生严重的经济损失和信用危机的事件，已是屡见不鲜。诸如签错合同版本，事后纠葛不清；根据过时文件指导生产活动，生产的产品不达标；提供客户错误的报价单，直接损失一个亿等，时有发生，不胜枚举。
文件版本管理中常见的问题：
通过文件命名区分的方式保存多个版本，当文件修改频繁，版本数量不断增多，极易发生文件冗余、版本混乱、查找困难等状况。当传递分享文件时，更是容易出现发送错误版本给对方的尴尬情况。
由于没有统一的文件管理平台，不能实现文件协同办公，在文档修改迭代后，未及时通知其他人，经常发现仍有人在使用旧版文档，同时流通着多个不同版本的文档。
由于不注重文件历史版本的存档与记录，需要查找指定历史版本的时候显得非常耗时耗力。例如在文档编辑修改过程中，修改多次后，发现先前的版本反而比最新的更好，但是反过来查找历史版本时，却发现历史版本已经被覆盖，文件找不到了。
多人维护同一文件，修改更新文件时，因为不能对文档版本进行锁定后操作，可能会发生多人重复修改同一问题，或多人操作造成文件重要内容丢失等情况。
没有完整的操作记录，文件修改更新后不知道操作人、操作时间、修改次数等信息，出现问题后更是容易造成相互间推诿责任。
企业文件管理无小事，不注意细节往往会铸成大错。在企业文件管理工作中对文档版本进行有效的控制，将直接影响到文档或相关业务的质量。采用先进的文档管理工具，通过严谨高效的版本管理解决方案，帮助企业把关文档质量，是每个企业都应该重视的问题。
标签：
文档版本管理
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