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对于企业为什么要做文件管理的探讨
2023/04/21
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企业文档是企业核心知识、文化内涵、经营经验等无形资产的具象沉淀。越来越多的管理者已经意识到文档管理在企业管理中的重要性，企业文档管理是一项必须抓好的制度性工作，但是如何推进、提高企业文档管理水平是很多管理者都在思考的问题。而未来企业的发展离不开信息化、自动化。传统的办公都是纸质化，文档是一笔巨额的财富，面对着这么多的重要文档，很多企业却不重视或者无法很好地进行管理。
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保证信息的安全性：企业的文档、资料等信息往往包含有关企业的核心机密和商业秘密等重要信息，若不进行合理的文件管理，这些信息容易被泄露或丢失，从而造成企业的损失。因此，企业需要建立一套完整的文件管理体系，保证信息的安全性和可控性。
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提高工作效率：企业的工作效率和效益直接关系到企业的生存和发展，而合理的文件管理可以使企业的各项工作更加高效、有序，避免了重复劳动和信息冗余等问题，从而提高了工作效率。
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便于信息共享：在企业中，不同的部门和员工需要共享一些文件和信息，若这些信息分散在各处，共享就变得非常困难。而通过建立统一的文件管理系统，可以实现信息共享的目的，从而增强团队协作和工作效率。
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便于管理和监控：通过建立完善的文件管理体系，可以对企业中的所有文档和资料进行有效的管理和监控，例如可以对文件的访问权限进行设置，防止不当操作和篡改，同时也方便企业进行监督和审查。
目前市面上出现很多具备文档管理功能的工具，结合众多企业的需求与管理经验，可以帮助企业做好文档管理。
- 文档归档管理：按照信息从产生、处理、存储、使用保管等五个特征，文件的一体管理过程将在公文审批、文件中心、档案中心进行分步骤的管理。
- 文件实时同步备份和多端同步：帮助用户无感知的实现文库与应用模块中文件的实时同步，在模块中文件保存后自动同步至文库，分类备份，多人可以在不同地点、共同访问同一份文件的最新版本。
- 全文搜索和在线预览：即使只记得文件内容中的某些关键词，也可以通过全文搜索在海量文件中快速定位目标文件。支持多种格式急速预览。
- 文件共享和权限管控：企业内部按照组织架构建立各部门的共享文件夹，也可按项目需求与客户、合作方等外部协作者建立共享空间，并且可以对不同成员进行权限设置，保证文件安全前提下实现各种协作需求。
- 实时消息提醒：收到消息时自动在系统内弹出提醒，并可点击快速跳转查看，消息类型包含评论、分享等消息。
企业需要做好文件管理，建立完善的管理体系，实现信息资源的高效利用和管理，从而提高企业的工作效率和经济效益。
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企业为什么要做文件管理
